Politique de confidentialité

Introduction

Les avocats et le personnel de Maisonneuve Dawkins reconnaissent et respectent l'importance de la vie privée et la sensibilité des informations personnelles. Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels que nous détenons et nous nous efforçons de les protéger contre l'utilisation, la conservation ou la divulgation non autorisée à des tiers. C'est sur la base de ce principe fondamental que notre cabinet adhère à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, aux règles de déontologie du Barreau du Haut-Canada concernant la sécurité des renseignements personnels de nos clients, aux principes de loi commune du secret professionnel de l'avocat et, le cas échéant, au privilège relatif au litige. La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous gérons vos informations personnelles.

Champ d'application de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité régit les informations personnelles recueillies auprès du client, d'autres avocats dans le cadre de la représentation du client ou de la prestation de services juridiques au client, ainsi que d'organisations disposant d'informations pertinentes et nécessaires à la réalisation de l'objectif pour lequel les services de notre cabinet ont été retenus.

Quelles sont les informations personnelles que nous recueillons?

Les informations personnelles sont toutes les informations qui permettent d'identifier le client ou de déduire son identité. Il ne s'agit pas d'informations concernant un individu qui sont disponibles auprès d'une source publique, telle qu'un annuaire téléphonique, un dossier judiciaire ou un bureau d'enregistrement foncier. 

Elle ne couvre pas non plus les données agrégées, utilisées à des fins statistiques et de reporting, à partir desquelles l'identité du client ne peut être déterminée.

Maisonneuve Dawkins s'efforce de s'assurer que tous les renseignements personnels fournis par le client et en sa possession sont exacts, à jour et aussi complets que nécessaire aux fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis, utilisés et conservés dans un dossier actif. Si le client nous informe que les informations personnelles doivent être corrigées ou mises à jour, nous apporterons les modifications nécessaires au dossier actif du client, le cas échéant.

Les informations personnelles contenues dans les dossiers qui ont été clôturés ou qui concernent des questions du client qui ont été résolues ne seront pas activement mises à jour ou conservées.

Objectifs de la collecte de renseignements personnels

Maisonneuve Dawkins recueille des renseignements personnels aux fins limitées suivantes :

• représenter le client conformément au mandat de représentation ; et
• établir et maintenir des listes de clients pour le recouvrement des frais juridiques, la tenue des dossiers et les statistiques.

Comment recueillons-nous les informations personnelles?

Nous ne recueillons des informations que par des moyens légaux et équitables et non d'une manière déraisonnablement intrusive. Dans la mesure du possible, nous recueillons vos informations personnelles directement auprès de vous, au début d'un mandat et au cours de notre représentation. Il peut arriver que nous obtenions des informations sur le client à partir d'autres sources, par exemple : 

• une compagnie d'assurance;
• un agent immobilier dans le cadre d'une transaction immobilière;
• d'une agence ou d'un registre gouvernemental;
• d'un employeur;
• un comptable;
• les agences de renseignements sur les consommateurs (par exemple, le bureau de crédit).

Consentement

Dans la plupart des cas, nous demandons au client de consentir expressément à l'utilisation ou à la divulgation d'informations personnelles. Normalement, nous demandons le consentement du client par écrit, mais dans certaines circonstances, nous pouvons accepter un consentement oral. Parfois, le consentement peut être implicite du fait de la conduite du client avec nous.

Si le client demande à Maisonneuve Dawkins de lui fournir des services supplémentaires, au-delà de ceux prévus dans le mandat initial, il consent implicitement à ce que le cabinet utilise les renseignements personnels qu'il détient déjà aux fins initiales, ainsi que tout nouveau renseignement personnel recueilli aux nouvelles fins, et aucune signature ne sera exigée sur un nouveau mandat ou sur un mandat modificatif.

Divulgation des informations personnelles

Maisonneuve Dawkins ne divulgue pas les renseignements personnels de ses clients à des tiers pour leur permettre de commercialiser leurs produits et services. Nous ne vendons pas, ne troquons pas et ne louons pas à des tiers les informations personnelles que nous obtenons de nos clients. Par exemple, nous ne fournissons pas les listes d'adresses de nos clients à d'autres cabinets d'avocats.

Dans certaines circonstances, nous divulguerons vos informations personnelles :

• Lorsque la loi nous y oblige ou nous y autorise, par exemple si un tribunal émet une citation à comparaître;
• Lorsqu'il existe un risque imminent de décès ou de dommages corporels graves, y compris psychologiques, pour une personne ou un groupe de personnes identifiables
• Lorsqu'il est établi, par le cabinet, que le client a délibérément fourni des informations incorrectes à des fins frauduleuses ou illégales;
• Lorsque le client a consenti à la divulgation;
• Lorsque les services juridiques que nous fournissons exigent que nous communiquions des informations à des tiers (par exemple un prêteur dans le cadre d'une transaction hypothécaire), le consentement du client est implicite, à moins que vous ne nous indiquiez le contraire;
• Lorsqu'il est nécessaire d'établir ou de percevoir des honoraires;
• Si nous engageons un tiers pour nous fournir des services administratifs (tels que des services de sauvegarde informatique ou de stockage de fichiers d'archives) et que le tiers est lié par notre politique de confidentialité;
• Si nous engageons des témoins experts pour le compte du client;
• Si nous faisons appel à d'autres cabinets d'avocats dans d'autres juridictions, pour le compte du client;
• Lorsque cela est nécessaire pour se défendre contre des allégations de responsabilité pénale ou civile, ou de faute professionnelle, de la part du client ou d'un ancien client;
• Si les informations sont déjà connues du public.

Garanties

Maisonneuve Dawkins prend toutes les précautions raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels du client sont protégés contre la perte, l'accès non autorisé, la modification ou la divulgation.

Les mesures prises pour protéger les informations du client sont notamment les suivantes :

• Sécurité des locaux;
• Restriction de l'accès aux dossiers contenant des informations personnelles;
• Déploiement de mesures de protection technologiques telles que des logiciels de sécurité et des pare-feu pour empêcher le piratage ou l'accès non autorisé aux ordinateurs;
• Politiques internes en matière de mots de passe et de sécurité.

Accès aux informations personnelles en notre possession

Un client peut demander l'accès à toute information personnelle que nous détenons à son sujet. Sous réserve des exceptions énumérées ci-dessous, des informations sommaires sont disponibles sur demande. Les demandes plus détaillées qui nécessitent des frais d'archivage ou d'autres frais de recherche peuvent être soumises à nos frais professionnels et de débours habituels. Lorsque les informations demandées sont stockées hors site, nous nous réservons le droit de facturer à la personne qui demande l'accès le coût de la récupération de ces informations dans l'installation de stockage hors site. La loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et la législation fédérale sur la protection de la vie privée prévoient des exceptions à la divulgation d'informations au client :



• L'accès ne sera pas accordé si l'information est protégée par le secret professionnel de l'avocat ou le privilège relatif au litige;
• L'accès sera refusé si la personne qui demande l'accès ne produit pas une identification suffisante pour vérifier qu'elle est bien la personne au sujet de laquelle l'accès aux informations personnelles est demandé;
• Aucun accès ne sera accordé aux informations personnelles qui ne concernent pas la personne qui demande l'accès;
• Aucun accès ne sera accordé aux informations qui font partie d'une enquête criminelle;
• Aucun accès ne sera accordé lorsque cet accès pourrait nuire ou interférer avec les activités d'application de la loi et d'autres fonctions d'enquête d'un organisme autorisé par la loi à exercer de telles fonctions;
• Aucun accès ne sera accordé aux informations lorsque cet accès pourrait menacer la vie, la sûreté et la sécurité, y compris la sécurité psychologique, de la personne qui demande l'accès;
• Aucun accès ne sera accordé à l'individu qui est mineur ou mentalement incapable;
• L'accès ne sera pas accordé si les informations demandées sont liées à des procédures judiciaires en cours ou prévues à l'encontre de la personne qui demande l'accès;
• L'accès ne sera pas accordé si la demande a un impact déraisonnable sur la vie privée d'autres personnes;
• L'accès sera refusé si le refus est nécessaire pour protéger les droits et les biens de notre cabinet;
• L'accès ne sera pas accordé s'il risque de porter préjudice aux négociations avec le client;
• Nous nous réservons le droit de refuser l'accès si nous estimons que la demande est répétitive, frivole ou vexatoire.
• La personne ayant droit d'accès peut contester l'exhaustivité de ses renseignements personnels détenus par Maisonneuve Dawkins. S'il est démontré avec succès qu'il y a une erreur dans les informations personnelles détenues par le cabinet, nous modifierons les informations le cas échéant.

Si Maisonneuve Dawkins rejette une demande d'accès ou refuse de corriger des informations, nous fournirons une explication de notre décision.

Maisonneuve Dawkins n'est pas responsable de la conservation des informations et documents personnels du client après la clôture de l'affaire ou la fin de l'engagement. Bien que la divulgation des informations du client soit régie par la présente politique de confidentialité, Maisonneuve Dawkins déchiquette et jette tous ses dossiers après un délai raisonnable suivant la clôture de l'affaire ou la fin du mandat de représentation. Il incombe au client de demander tous les documents qui lui appartiennent personnellement dans les 30 jours suivant la réception du décompte final de notre cabinet.

Communication avec nous

Vous devez savoir que le courrier électronique n'est pas un moyen de communication sûr à 100 % et que vous devez en être conscient lorsque vous nous contactez pour nous envoyer des informations personnelles ou confidentielles.

Modifications de la présente politique de confidentialité

Étant donné que Maisonneuve Dawkins revoit régulièrement l'ensemble de ses politiques et procédures, il se peut que nous modifiions notre politique de confidentialité de temps à autre.

Demandes d'accès

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez accéder à vos informations personnelles, veuillez écrire à notre responsable de la protection de la vie privée à l'adresse suivante

Responsable de la protection de la vie privée