Énoncé de confidentialité

Les avocats et le personnel de Maisonneuve Dawkins reconnaissent et respectent l’importance de protéger l’information sur la vie privée. Nous somme aussi conscients que tout renseignement personnel doit être traité avec délicatesse. Nous sommes engagés à protéger tous les renseignements personnels que nous détenons et nous nous efforçons de sauvegarder ces renseignements contre son usage non autorisé, sa rétention ainsi que sa divulgation à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques à un tiers parti. Basé sur ce principe fondamental de confidentialité, notre cabinet adhère aux actes de la législature provinciale et du parlement canadien liés aux Règles de conduite professionnelle du Barreau du Haut-Canada en ce qui a trait à la sécurité des renseignements personnels de nos clients, les principes de common law des privilèges avocats-clients et là ou c’est applicable, privilège-litige. Cet énoncé de confidentialité expose notre façon de traiter les renseignements personnels de nos clients.

Cet énoncé de confidentialité gouverne tous les renseignements personnels reçus du client, de d’autres avocats qui auraient représenté le client en lui fournissant des services professionnels, et de d’autres organismes au service du cabinet en offrant des renseignements pertinents et nécessaires.

Les renseignements personnels incluent tout renseignement qui identifie le client ou qui permettrait de découvrir l’identité du client. Cet énoncé ne couvre pas les renseignements qui sont disponibles au public, tel qu’un annuaire téléphonique, un dossier judiciaire ou un bureau d’enregistrement immobilier. Il ne couvre pas, non plus, l’ensemble des données utilisées pour des statistiques et rapports qui ne permettent pas de déterminer l’identité du client.

Le cabinet Maisonneuve Dawkins s’efforce d’assurer que tous les renseignements personnels qui sont en sa possession et qui sont fournis par le client, sont précis, à jour et complets, en tenant compte des buts pour lesquels ces renseignements ont été recueillis, utilisés et maintenus dans son dossier. Quand le client nous informe que certains renseignements doivent être corrigés ou mis à jour, nous faisons les changements requis dans le dossier.

les renseignements personnels contenus dans un dossier qui nest plus actif ne seront pas mis à jour ou maintenus.

Le cabinet Maisonneuve Dawkins recueille des renseignements personnels pour les raisons limitées suivantes:

• pour représenter un client conformément au mandat; et
• pour établir une liste de clientèle, pour assister à recueillir les honoraires pour services professionnels rendus
• et pour compléter des rapports et maintenir des statistiques.

Nous n’utilisons que des moyens légaux, justes et discrets pour obtenir les renseignements personnels. Autant que possible, nous obtenons les renseignements personnels de vous directement, au début du mandat et pour le terme de notre représentation. Parfois, nous obtenons des renseignements concernant le client à partir de d’autres sources: par exemple,

• une compagnie d’assurance;
• un agent d’immeubles lors d’une transaction de propriété;
• une agence gouvernementale ou d’enregistrement;
• un employeur;
• un comptable;
• des agences de reportage (i.e. bureau de crédit).

Dans la majorité des cas, nous demandons spécifiquement au client la permission d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels. Normalement, nous lui demandons un consentement par écrit mais, dans certaines circonstances, nous acceptons un consentement oral. Parfois, le consentement est sous-entendu d’après la conduite du client envers nous.

Si le client demande des services additionnels de la part de Maisonneuve Dawkins au-delà des services exigés lors du mandat, le client donne au cabinet la permission d’utiliser les renseignements personnels déjà recueillis, ainsi que tout autre renseignement personnel obtenu, afin de poursuivre les services additionnels. Alors, aucune signature ne sera requise lors d’un nouveau mandat ou pour la modification d’un mandat.

Le cabinet Maisonneuve Dawkins ne divulgue pas les renseignements personnels d’un client à aucun tiers parti pour leur permettre de communiquer leurs produits et/ou leurs services sur le marché. Nous ne vendons pas, n’échangeons pas, ou ne donnons pas à bail des renseignements personnels obtenus des clients à un tiers parti. Par exemple, nous ne fournissons pas les coordonnées de notre clientèle à d’autres bureaux d’avocats.

Dans certaines circonstances, nous allons divulguer vos renseignements personnels:

• Quand la loi l’oblige ou l’autorise, par exemple si le Tribunal décerne un subpoena.
• Quand il y a un danger imminent de mort ou de blessure sérieuse, de dommage, incluant dommage psychologique, à une personne identifiable ou à un groupe de personnes.
• Quand le cabinet détermine que le client a intentionnellement fourni des renseignements faux à des fins frauduleuses ou illégales.
• Quand le client a consenti à la divulgation.
• Quand les services juridiques rendus exigent que nous fournissions les renseignements à un tiers parti, (par exemple, à un prêteur dans une transaction de biens immeubles) le consentement du client sera sous-entendu, à moins d’avis contraire.
• Là où il est nécessaire d’établir ou de recueillir des honoraires pour services professionnels rendus.
• Si nous engageons les services administratifs d’un tiers parti (tel que services d’ordinateur pour mettre à jour le système ou emmagasiner les dossiers dans les archives) et que celui-ci est obligé à respecter l’énoncé de confidentialité.
• Si nous engageons des témoins-experts au nom du client.
• Si nous retenons les services de d’autres cabinets d’avocats au nom du client.
• S’il est requis de le faire, pour préparer une défense contre des allégations criminelles ou civiles, ou de négligence ou inconduite professionnelles, portées par le client ou un ex-client.
• Si les renseignements sont déjà généralement connus.

Le cabinet Maisonneuve Dawkins prend toutes les précautions raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels du client sont sauvegardés de la perte, de l’accès non autorisé, de la modification et de la divulgation.

Les dispositions prises pour protéger les renseignements personnels d’un client sont parmi les suivantes:

• sécurité des locaux;
• restriction d’accès au dossier contenant les renseignements personnels;
• utilisation raisonnable de sauvegardes technologiques, tel que logiciel et pare-feu pour empêcher le hacking ou l’accès non autorisé à l’ordinateur;
• mot de passe interne et directives quant à la sécurité.

Un client peut demander l’accès à tout renseignement personnel que nous détenons sur lui/elle. Sauf pour les exceptions mentionnées dans la liste qui suit, un résumé de l’information est disponible sur demande. Des requêtes plus détaillées, (ex. nécessitant une recherche dans les archives) peuvent être sujettes à des honoraires et déboursés professionnels normaux. Quand les renseignements demandés sont entreposés à un autre site, nous réservons le droit d’exiger des honoraires supplémentaires pour couvrir le coût d’obtenir ces renseignements. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ainsi que les lois fédérales régissant la protection de la vie privée permettent des exceptions à la divulgation de l’information sur le client.

• Aucun accès n’est permis si l’information est protégée par le privilège avocat-client ou privilège-litige.
• L’accès sera refusé si l’individu qui fait la demande ne réussit pas à produire les pièces d’identification suffisantes pour prouver qu’il s’agit bien de l’individu en question qui demande des renseignements.
• Aucun accès ne sera accordé à des renseignements personnels si la requête concerne un individu autre que celui qui fait la demande.
• Aucun accès ne sera accordé à des renseignements qui font partie d’une enquête criminelle.
• Aucun accès ne sera accordé si cet accès risque de nuire ou d’interférer avec l’exécution de fonctions lors d’une investigation par un organisme autorisé par la loi à effectuer ces genres de fonctions.
• Aucun accès ne sera accordé si cet accès peut mettre en danger la vie, la sécurité psychologique et physique de l’individu qui demande l’accès.
• Aucun accès ne sera accordé à l’individu mineur ou d’une personne frappée d’incapacité mentale.
• Aucun accès ne sera accordé si les renseignements personnels se rapportent à des procédures juridiques en cour ou anticipées contre l’individu qui demande l’accès.
• Aucun accès ne sera accordé si la requête risque d’avoir un impact déraisonnable sur la vie privée de d’autres personnes.
• L’accès sera refusé si celui-ci est nécessaire pour protéger les droits et la propriété du cabinet.
• Aucun accès ne sera accordé si cet accès pourrait porter un préjudice aux négociations avec le client.
• Nous réservons le droit de refuser une demande d’accès que nous jugeons répétitive, frivole ou contrariante.

L’individu autorisé à l’accès peut contester la validité des renseignements personnels contrôlés par le cabinet Maisonneuve Dawkins. Aussitôt que l’individu démontre qu’il y a une erreur dans les renseignements maintenus par le cabinet, nous faisons les modifications appropriées.
Si le cabinet Maisonneuve Dawkins rejette une requête d’accès ou refuse de corriger l’information, nous fournissons une explication quant à notre décision.

Le cabinet Maisonneuve Dawkins sera pas dans l’obligation de maintenir la validité de l’information et des documents d’un client après la terminaison du mandat. Quoique la divulgation de l’information sur un client est régie par l’énoncé de confidentialité, le cabinet Maisonneuve Dawkins déchiquette et se défait de tous les dossiers, après un écoulement raisonnable de temps depuis la terminaison du mandat. Le client se doit de faire la demande des documents personnels dans un délai de 30 jours suivant la réception du compte final du cabinet.

Le courriel (e-mail) n’est pas un véhicule de communication sécuritaire. Soyez conscient du danger de ce mode de communication quand vous nous envoyez des renseignements personnels.

Puisque le cabinet Maisonneuve Dawkins met à jour régulièrement toutes leurs lignes directrices et procédures, il se peut que nous changions notre énoncé de confidentialité de temps à autre.

Personne désignée aux requêtes de l’énoncé de confidentialité

Maisonneuve Dawkins
Lawyers – Avocats
15, rue Balsam sud
Timmins (Ontario)
P4N 2C7

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser au :

Commissariat à la protection de la vie privée au Canada
112, rue Kent
Place de Ville
Tour B, 3e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
1-800-282-1376

Si vous faites demande chez Maisonneuve Dawkins pour un emploi, nous devons considérer vos renseignements personnels car ils font partie du processus de révision. Normalement, nous retenons les renseignements personnels sur les candidats même après la décision prise, à moins que vous ne nous avisiez du contraire. Si nous vous offrons un poste et que vous acceptez, l’information sera retenue dans votre dossier, selon les directives de l’énoncé de confidentialité quant aux dossiers de nos employés.

Notre site web est relié à d’autres sites qui ne sont pas régis par cet énoncé de confidentialité.
Sur notre site web, comme sur la majorité des sites commerciaux, nous surveillons les patrons de circulation, l’usage de notre site ainsi que l’information sur des sites apparentés afin de maximiser le service de notre site web. Parfois, nous fournissons certaines informations obtenues à un tiers parti, mais ces statistiques n’incluent pas des renseignements personnels identifiables.